referaty.sk - Účtovné doklady, zápisy a knihy

V účtovníctve platí zásada dokladovosti. Účtovné prípady sa dokladujú účtovnými dokladmi.
Účtovné doklady sú preukázateľné účtovné záznamy, na základe ktorých sa uskutočňujú účtovné zápisy. Účtovný doklad je prvotným záznamom hospodárskej a účtovnej operácie.

Funkcie účtovných dokladov:
1. dokladujú čiže dokumentujú účtovné zápisi
2. prostriedkom na overenie, čiže kontrolu správnosti zaúčtovania

Druhy účtovných dokladov:
1.Podľa obsahu:
a)Vonkajšie (externé) – vznikajú v styku s vonkajším okolím, môžu byť : I.) prijaté (dodávateľská faktúra, výpis z účtu)
II.)vydané (odberateľská faktúra)
b)Vnútorné (interné) – vyplívajú z vnútornej činnosti podniku, môžu byť:
I.)predtlačené formuláre (príjemka, výdajka...)
II.)doklady, ktoré nie sú predtalčené (všeobecné), napr. výpočet odpisov, rozdelenie výsledku hospodárenia.

2.Podľa počtu zachytených účtovných prípadov:
a.Jednotlivé účtovné doklady – slúžia na zachytenie jedného účtovného prípadu (PPD – príjmový pokladničný doklad, VPD – výdavkový pokladničný doklad, PFA – prijatá faktúra od dodávatela, VFA –vydaná faktúra odb.)
b.Zberné účtovné doklady – vznikajú zhrnutím viacerých dokladov rovnakého typu do 1 účt. dokladu. Zbernú účtovný doklad sa môže vystaviť na každý deň, alebo za dlhšie obdobie, ale max. na 1 kalendárny mesiac.

Náležitosti účtovných dokladov
Všetky doklady musia obsahovať náležitosti, ktoré sú stanovené zákonom o účtovníctve.
1. Slovné a číselné označenie účtovného dokladu
2. Obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov
3. Peňažnú sumu alebo údaj o množstve
4. Dátum vyhotovenia účtovného dokladu
5. Dátum uskutočnenia účt. prípadu, pokiaľ sa nezhoduje s bodom č. 4
6. Podpis osoby zodpovednej za účt. prípad, a zodpovednej za jeho zaúčtovanie
7. Označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje

Spracovanie účtovných dokladov
Účtovné doklady musia byť vyhotovené:
- Čitateľne
- Prehľadne
- Trvale
Spracovanie ÚD (likvidácia)
1. Preskúmanie ÚD - po stránke vecnej
- po stránke formálnej
Preskúmanie po stránke vecnej znamená zistiť správnosť údajov – či je správne dodané množstvo, či je správne dodaný druh materiálu atď...
Za správnosť zodpovedá konkrétny pracovník, ktorý účtovný prípad nariadil alebo schválil.
Kontrola formálnej správnosti – účtovník kontroluje náležitosti účtovného dokladu.

2. Očíslovanie ÚD – ÚD sa musia dôsledne číslovať, ÚD sa rozdelia podľa jednotlivých druhov(napr. PPD, VPD, PFA...) a každý druh má vlastnú číselnú radu.

3. Zapísanie účtovacieho predpisu – účtovací prepdis tzv. Predkontácia, vyznačuje ju pracovník účtarne
Účtovací prepdis môže byť priamo vytlačený na ÚD (PPD,VPD) aleo vo forme pečiatky, ktorá sa dá na príslušný ÚD, alebo je na samostatnom lístku.

4.Zaúčtovanie podľa účt. predpisu –predkontovaný ÚD – sa zaúčtuje, urobí sa poznámka o zaúčtovaní, pripojí sa dátum a podpis.

5. Archivovanie – účtovné doklady, pokial sa s nimi pracuje, sa uschovávjú v príručnom archíve. Po ukončení uzávierkových prác za príslušné účt. obdobie sa odložia do účt. archívu, kde sa uchovávajú po dobu stanovenú zákonom o účtovníctve. V archíve musia byť doklady usporiadané a zabezpečené proti strate, poškodeniu, zničeniu.

Obeh účtovných dokladov
Pohyb ÚD od príchodu do podniku až po jeho uschovanie alebo archiváciu sa nazýva obeh účtovných dokladov. Každá účtovná jednotka musí mať na ňom mená osôb a funkcie pracovníkov, ktorý sú oprávnený nariaďovať, schválovať a kontrolovať ÚD, súčasťou sú aj podpisové vzory týchto pracovníkov.

Účtovné zápisy
-Písomné alebo technické zaznamenanie účtovného prípadu. Podkladom pre každý účtovný zápis je účtovný doklad. Účtovné zápisy sa robia v účtovných knihách.
-Musia byť zrozumiteľné, prehľadné, trvalé, v slovenskom jazyku.
Techniky spracovania ÚD:
-Ručne, prostriedky výpočtovej techniky, kombinácia ručne a výpočtový technika
Účtovné zápisy členíme z dvoch hladísk:
a.z hľadiska časového – usporiadanie účtovných zápisov chronologicky tak, ako vznikajú, napr. DENNÍK
b.z hľadiska vecného – usporiadanie účtovných zápisov systematicky, účtovanie vš. účtovných prípadov na účtoch 701, 702, 710, A, P, N, V.
Hlavná kniha
Tvoria ju účty A, P, N, V, 701, 702, 710 – systematické alebo sústavné účty.
V minulosti sa hlavná kniha viedla ako pevne viazaná v súčasnosti sa vedie prevažne vo forme voľných listov (pri ručnom spracovaní) alebo formou zostáv (vedenie účtovníctva na PC).

Účty hlavnej knihy sa otvárajú pre každé účtovné obdobie nové, podkladom pre otvorenie hlavnej knihy je:
-ak podnik vznikol v danom roku tak podkladom je úvodná súvaha
-ak existoval už v predchádzajúcom účtovnom období, potom hlavná kniha sa otvára podvojnými zápismi súvsťažne s účtom 701 – ZÚS
-jednotlivé účty sa označujú číslom a názvom, zapíše sa začiatočný stav k 1.1. (MD/D)
-v priebehu účtovného obdobia sa do hlavnej knihy zapisujú účt. zápisy na základe účtovných dokladov
-účtovací predpis utvoríme tak, že : MD/D
úhrada dod. faktúry z BÚ
321 dod./221 BÚ
-na konci účtovného obdobia sa účty hlavnej knihy uzatvárajú, vypočítajú sa obraty na oboch stranách každého účtu, vypočítajú sa konečné zostatky: konečné zostatky N,V sa prevádzajú podvojne na účet 710 , konečné zostatky A, P sa účtovne prevedú na účet 702, na ktorý sa prevedie aj zisk alebo strata z účtu 710. Tým sa obidva účty (MD=D) , nemajú žiaden zostatok. Na základe konečných zostatkov sa zostavia výkazy (účtovná závierka), súvaha a výkaz ziskov a strát, príloha.

Syntetická a analytická evidencia
Na účtoch hlavnej knihy sa stav a zmena majetku sleduje hromadne len v peňažných jednotkách.
Tieto účty označujeme ako syntetické účty a celý súbor hlavnej knihy sa označuje syntetická evidencia. Pre riadenie a kontrolu v podniku nestačia len údaje zachytené na syntetických účtoch, je nutné poznať aj napríklad jednotlivé druhy materiálu, jedn. dodáv. aj odberateľov a pod...
Preto sa k syntetickým účtom vedú aj čiastkové účty tzv. analytické účty. Súhrn všetkých analytických účtov sa nazýva analytická evidencia. Medzi syntetickou a analytickou je vzájomná väzba.
Súčet začiatočných stavov analytických stavov, ktoré sa vedú k príslušnému syntetickému účtu sa musí rovnať začiatočnému stavu na tomto účte. To isté platí pre prírastky, úbytky.
Vzájomná zhoda sa kontroluje zostavou, ktorá sa nazýva kontrolná súpiska analytických údajov.

Na syntetické účty účtujeme podvojne.
Na analytické účty účtujeme jednostranne.